Chứng từ đi kèm thiết bị
Khi mua thiết bị mã 3RK1308-0BD00-0CP0 cho một dự án, bộ chứng từ đi kèm nhiều khi quan trọng ngang với bản thân thiết bị.
Thiếu một loại giấy tờ có thể khiến hồ sơ nghiệm thu bị treo, dù hàng đã lắp xong và chạy tốt từ lâu.
Những loại thường được yêu cầu
Hóa đơn giá trị gia tăng là bắt buộc với hầu hết đơn vị có hạch toán, và cần khớp chính xác thông tin đơn vị mua.
Chứng nhận xuất xứ cho biết hàng được sản xuất tại đâu, thường được yêu cầu trong các dự án có vốn nhà nước hoặc có yếu tố nước ngoài.
Chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất xác nhận lô hàng đạt tiêu chuẩn công bố.
Ngoài ra một số chủ đầu tư còn yêu cầu thư xác nhận từ nhà phân phối hoặc tài liệu kỹ thuật bản gốc kèm theo.
Nêu yêu cầu ngay từ đầu
Điểm mấu chốt là các chứng từ này cần được thống nhất trước khi đặt hàng, không phải sau khi hàng đã về.
Một số loại giấy tờ gắn với từng lô hàng cụ thể, nên nếu hàng đã xuất kho rồi mới yêu cầu bổ sung thì việc xử lý sẽ phức tạp và mất thời gian hơn nhiều.
Cách làm gọn nhất là liệt kê đầy đủ yêu cầu chứng từ ngay trong đơn hàng hoặc hợp đồng, kèm cả quy cách ghi tên đơn vị và mã số thuế.
Điều kiện cung cấp
Hàng mới 100 phần trăm, bảo hành theo chính sách chính hãng, xuất hóa đơn VAT đầy đủ và cung cấp CO CQ theo yêu cầu của anh chị.
Anh chị vui lòng thông báo trước danh mục chứng từ cần có để nhân viên tư vấn chuẩn bị đồng thời với việc chuẩn bị hàng. Hồ sơ dự thầu và đơn hàng dự án xin gửi qua Vietautomation.com.
Lưu trữ chứng từ sau khi nhận
Bộ chứng từ chỉ phát huy tác dụng nếu tìm lại được vào lúc cần. Trên thực tế không ít trường hợp hàng mua đúng, giấy tờ đầy đủ, nhưng đến kỳ kiểm toán hoặc bảo hành thì không ai tìm ra bản gốc.
Nên số hóa toàn bộ chứng từ ngay khi nhận, đặt tên file theo mã sản phẩm và ngày mua để dễ tìm, đồng thời lưu bản giấy tập trung một chỗ theo từng đơn hàng.
Riêng phiếu bảo hành và tài liệu kỹ thuật nên lưu kèm thông tin về vị trí thiết bị được lắp, vì sau vài năm rất khó nhớ chứng từ nào ứng với thiết bị nào trong nhà máy.
