Tài liệu vận hành nên viết cho ai
Sản phẩm mang mã 6ES7517-3UP00-0AB0 là bộ điều khiển CPU 1517TF-3 PN/DP thuộc dòng SIMATIC S7-1500 của Siemens, kết hợp chuyển động với chức năng an toàn.
Tài liệu bàn giao của một máy phức tạp thường rất dày và rất ít được đọc. Nguyên nhân là nó được viết cho tất cả mọi người, nên không phù hợp với ai.
Ba nhóm người đọc với ba nhu cầu khác nhau
Người vận hành cần biết cách chạy máy, cách đổi sản phẩm, và phải làm gì khi máy dừng. Họ cần vài trang có hình, đặt ngay tại máy, không phải một quyển sách trong tủ.
Người bảo trì cần sơ đồ, bảng địa chỉ, danh sách vật tư và quy trình thay thế cho các bộ phận hay hỏng. Họ cần tra cứu nhanh, nên cấu trúc và mục lục quan trọng hơn nội dung đầy đủ.
Người kỹ thuật cần mô tả thiết kế, lý do của các lựa chọn, và toàn bộ hồ sơ kỹ thuật. Họ đọc ít lần nhưng khi đọc thì cần chiều sâu.
Hệ quả với cách tổ chức tài liệu
Nên tách thành ba bộ riêng thay vì một bộ chung. Bộ cho người vận hành mỏng nhất và được in dán tại máy. Bộ cho bảo trì đặt trong tủ hồ sơ khu vực. Bộ kỹ thuật lưu tập trung.
Cách tách này khiến tài liệu thực sự được dùng, thay vì nằm nguyên trong hộp từ ngày bàn giao.
Phần thường thiếu nhất
Phần thiếu nhất trong hầu hết hồ sơ là mô tả các tình huống bất thường: máy dừng vì lý do gì, hiển thị ra sao, và người vận hành nên xử lý thế nào.
Đây lại chính là phần được cần tới nhiều nhất trong thực tế. Nên xây dựng nó từ chính danh sách cảnh báo của hệ thống, mỗi cảnh báo một dòng hướng dẫn.
Cập nhật là phần khó nhất
Tài liệu chỉ có giá trị khi còn đúng. Cách duy nhất hiệu quả là gắn việc cập nhật vào quy trình thay đổi: công việc chưa được nghiệm thu nếu tài liệu chưa sửa. Với các bộ tài liệu tách theo nhóm người đọc, việc này nhẹ hơn nhiều vì mỗi thay đổi thường chỉ ảnh hưởng tới một bộ.
Điều kiện cung cấp
Sản phẩm mới 100 phần trăm, bảo hành theo chính sách chính hãng, xuất hóa đơn VAT và cung cấp CO/CQ khi hồ sơ yêu cầu. Anh chị mô tả hiện trạng để nhân viên tư vấn hỗ trợ. Dự án xin gửi qua Vietautomation.com.
